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KI-Plattform für Kundenservice

Anfragen nicht nur annehmen. Sondern erledigen.

TalkPilot ist ein KI-Telefonassistent für den Mittelstand, der auch schriftliche Anfragen beantwortet, sie in Ihren Systemen erledigt und Ihnen zeigt, was Ihre Kunden bewegt.

Jetzt live erleben Gespräch vereinbaren
  • DSGVO-konform
  • Server in Deutschland
  • EU AI Act

Diese und viele weitere Unternehmen setzen auf TalkPilot

  • Elektro Schwarzkopf
  • Husky Kälte+Klimatechnik
  • Wöhlke Gruppe
  • Thomé Haustechnik
  • Rollladen-Handel Porz
  • HELM design Möbelmanufaktur
  • DL Sanierungs GmbH
  • Frevel Markisen, Rollladen, Tore
  • Schrader Bürokonzepte
  • Philipp Ritters Schornsteinfegermeister
  • Handwerk-Troisdorf.de – Das Qualitäts-Netzwerk
  • Kanzlei Agata Ambroziak
  • Luxury Spirits
  • RockADEMY

Testanruf

Sprechen Sie selbst mit TalkPilot.

Fragen Sie, was Ihre Kunden fragen würden. Auch abends und am Wochenende.

(0221) 95672249

Kennen Sie das?

Mehr Anfragen, als Ihr Team bewältigen kann.

Das Telefon hört nicht auf zu klingeln, das Postfach läuft über. Gute Leute sind schwer zu finden. Und für jede Spitze zusätzliches Personal vorzuhalten, rechnet sich nicht.

Montag, 08:12 Uhr

Mitarbeiter am Rechner im Großraumbüro telefoniert

23 Anrufe in der Warteschleife.

Die ersten Kunden legen auf. Und rufen beim Wettbewerb an.

Montag, 14:20 Uhr

Erschöpfte Mitarbeiterin mit Headset hält sich die Schläfen

Zum 40. Mal heute: „Wie ist der Stand?“

Ihre besten Leute verbringen den Tag mit Fragen, die sich immer wiederholen.

Montag, 18:47 Uhr

Leeres Großraumbüro nach Feierabend

Feierabend. Das Telefon klingelt weiter.

Ihr Kunde hat ein dringendes Anliegen. Nur ist niemand mehr da.

Jeder Anruf, den niemand annimmt, ist ein Kunde mit einem ungelösten Problem. Er ärgert sich. Und kauft beim nächsten Mal woanders.

Freitag, 21:14 Uhr

Ihr Büro ist leer. Ihr Kunde bekommt trotzdem sofort seine Antwort.

1
Annehmen

Jede Anfrage, auf jedem Kanal, sofort. Auch nach Feierabend und am Wochenende, rund um die Uhr.

2
Erledigen

Kunde erkennen, Angaben prüfen, Termin buchen, Ticket anlegen. Direkt in Ihren Systemen.

3
Übergeben

Was einen Menschen braucht, geht an Ihr Team, mit allem, was schon geklärt ist.

Telefon · BeispielgesprächFr., 21:14 Uhr
Hallo, ich wollte wissen, wann mein Techniker kommt.
Gern. Nennen Sie mir bitte Ihre Kundennummer und Ihre Postleitzahl.
Kunde verifiziert · Auftrag 48213
Ihr Techniker kommt am Montag zwischen 8 und 10 Uhr. Soll ich Ihnen das per SMS bestätigen?
Ja, gerne. Danke!
SMS versendet · im System dokumentiert

Unsere Plattform

Ein System, das Ihre Anfragen erledigt. Auf jedem Kanal.

Telefon, WhatsApp, Webchat und E‑Mail laufen zusammen, werden in Ihren Systemen erledigt und ausgewertet. Das System lernt aus jedem Kontakt und schlägt vor, was besser wirkt.

Ihre Kanäle

  • Telefon
  • WhatsApp
  • Webchat
  • E‑Mail

TalkPilot

Live

Ihre Systeme

  • CRM
  • ERP & Warenwirtschaft
  • Ticketsystem
  • Kalender
  • Branchensoftware

Kanäle frei wählen. Auswertung und Qualität inklusive.

Starten Sie mit einem Kanal und ergänzen Sie jederzeit.

Kanal

Telefon

Nimmt jeden Anruf an, versteht das Anliegen und erledigt es. Mit natürlicher Stimme, rund um die Uhr.

Kanal

Schriftlich

WhatsApp, Webchat und E‑Mail. Dieselben Antworten, dieselbe Qualität, im passenden Ton.

Inklusive

Einblicke & Analysen

Jedes Gespräch ausgewertet. Sie sehen Anrufgründe, Trends und Probleme, bevor sie groß werden.

Inklusive

Qualitätsmanagement

Wir prüfen Gespräche laufend, schließen Lücken und verbessern TalkPilot Woche für Woche.

Integrationen

Integriert in die Systeme, mit denen Sie arbeiten.

Telefonanlage, ERP, CRM, Kalender, Ticketsystem. Oder per Schnittstelle in Ihr eigenes System. Die Namen im Kreis sind Beispiele.

Unter anderem über 40 gängige Systeme, dazu tausende weitere über Zapier, Make und n8n.

  • Telefonanlagen: 3CX, Innovaphone, Placetel, Pascom, Sipgate, Asterisk, NFON, Webex Calling, Microsoft Teams Telefonie, SIP-Anbindung, Rufumleitung
  • ERP & Warenwirtschaft: SAP S/4HANA, SAP Business One, Dynamics 365 Business Central, Sage, DATEV, Xentral, weclapp, Billbee, sevDesk
  • CRM: Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, Zoho CRM, Freshsales, Bitrix24, CentralStationCRM
  • Kalender & Termine: Google Kalender, Outlook, Exchange, Microsoft 365, Calendly, SimplyBook.me, Timify, Acuity Scheduling
  • Helpdesk & Tickets: Zendesk, Freshdesk, Jira Service Management, Zammad, Help Scout
  • Branchensoftware: Craftnote, Plancraft, WinWorker
  • API & Automationen: REST-API, Webhooks, Zapier, Make, n8n

Beispielgespräche

Erledigt, während Ihr Kunde noch spricht.

TalkPilot schließt den Vorgang direkt in Ihren Systemen ab. Was Ihr Team sonst nacharbeiten müsste, ist schon erledigt.

  • Termine
  • Statusauskünfte
  • Störungen & Tickets
  • Identifikation
  • Bestellungen
  • Nachfassen
StatusauskunftHandel

Hallo, ich wollte fragen, wo meine Bestellung bleibt.

Gern. Nennen Sie mir bitte Ihre Bestellnummer.

4 8 2 1 3.

Danke. Ihre Bestellung ist heute Morgen versendet worden und kommt morgen bis 12 Uhr. Soll ich Ihnen die Sendungsnummer per SMS schicken?

  • Kunde erkannt
  • Status aus dem System
  • SMS mit Sendungsnummer
StörungsmeldungSicherheitstechnik

Unsere Alarmanlage piept seit heute Nacht und zeigt eine Störung.

Das klären wir sofort. Ist ein Bereich ausgefallen, oder piept nur das Bedienteil?

Nur das Bedienteil, sonst scheint alles zu laufen.

Dann ist es kein Notfall. Ich lege ein Ticket an, ein Techniker meldet sich morgen bis 9 Uhr bei Ihnen.

  • Anlage zugeordnet
  • Dringlichkeit geprüft
  • Ticket angelegt
RatenanfrageInkasso

Ich habe ein Schreiben bekommen und kann das nicht auf einmal zahlen.

Ich helfe Ihnen gern. Nennen Sie mir bitte Ihr Aktenzeichen und Ihr Geburtsdatum.

Das Aktenzeichen ist … und geboren bin ich am …

Danke, ich habe Ihren Vorgang. Ich kann Ihnen eine Ratenzahlung über sechs Monate anbieten. Die Bestätigung erhalten Sie per E-Mail.

  • Identität geprüft
  • Ratenplan angelegt
  • Bestätigung versendet

Einblicke & Analysen

Jedes Gespräch wird zur Erkenntnis.

TalkPilot wertet jedes einzelne Gespräch aus. Sie sehen, warum Ihre Kunden anrufen, was sie bewegt und wo sich ein Problem anbahnt. Lange bevor es in der Reklamationsstatistik auftaucht.

Anrufgründe verstehen

Welche Anliegen wie oft kommen, wann und warum.

Probleme früh erkennen

Häuft sich ein Thema, sehen Sie es am selben Tag.

Besser entscheiden, mehr verkaufen

Echte Kundenstimmen für Produkt, Service und Vertrieb.

Auswertung · Kalenderwoche 43Beispielansicht mit fiktiven Daten
Gespräche1.248
Selbst erledigt71 %
Ø Dauer1:42 min
SpitzenzeitMo, 8–10 Uhr

Warum Kunden anrufen

  1. Lieferstatus31 %
  2. Terminänderung22 %
  3. Reklamation14 %
  4. Rechnungen11 %
  5. Sonstiges22 %

Anfragen „Lieferung beschädigt“, letzte 14 Tage

22 Anfragen

vor 14 Tagenheute

Frühwarnung: +46 % seit DienstagBetroffen vor allem Lieferungen aus Lager Nord. Empfehlung: Verpackung prüfen.

Was Kunden sagen

  • „Der Karton war schon beim Ankommen eingedrückt.“
  • „Kann ich den Termin auch online verschieben?“
  • „Gibt es das Modell auch in Anthrazit?“Verkaufschance

Im Einsatz

Überall, wo sich Anfragen wiederholen.

Hände halten eine Zahlungserinnerung

Inkasso & Forderungs­management

Mehr erreichte Schuldner, mehr Zahlungen.

 Techniker bei der Arbeit in einer Werkstatt

Sicherheits- & Gebäude­technik

Techniker nur, wenn es wirklich brennt.

 Paketübergabe an der Haustür

E-Commerce & Versand­handel

Kürzere Wartezeiten, bessere Bewertungen.

 Verkäuferin an der Kasse eines Fachgeschäfts

Hersteller & Fachhandel

Jede Anfrage beantwortet, direkt aus Ihrem ERP.

 Handwerker in Warnweste am Telefon, Daumen hoch

Handwerk & Bau

Kein verlorener Auftrag, während Sie auf der Baustelle sind.

In Zahlen

Echte Anrufe. Jeden Tag.

25.000+
Anrufe seit Januar 2026
9 von 10
Anrufen ohne Weiterverbinden, im Schnitt über unsere Kunden
15 %
der Anrufe kommen außerhalb der Geschäftszeiten

Kundenstimmen

Was unsere Kunden sagen.

„TalkPilot erkennt unsere Stammkunden am Telefon, versteht, was sie wollen, und schickt jedes Anliegen sortiert an den Richtigen. Bei 12.000 Kunden ist das Gold wert. Sogar Wettbewerber fragen mich, wer unsere KI ist.“

André UrbanGeschäftsführer, Rollladen-Handel Porz GmbH

Fallstudie lesen
Handwerk
„TalkPilot weiß, welche Straßen wir betreuen, gibt Termine direkt an meinen Mitarbeiter weiter und stellt die Feuerwehr sofort zu mir durch. Das ist wie eine Bürokraft, die nie Pause macht.“

InhaberSchornsteinfegerbetrieb

Fallstudie lesen
Handel
„Wir haben unser Callcenter gegen TalkPilot getauscht und haben jetzt drei KI-Assistenten, die unser Unternehmen kennen, rund um die Uhr. Die Anrufer sagen uns: Ihr habt aber eine tolle KI.“

ProkuristinMöbelunternehmen mit eigener Werkstatt

Fallstudie lesen
Handwerk
„TalkPilot fragt nach, bis klar ist, worum es geht, und weiß, wer bei uns zuständig ist. Ich lese eine kurze Mail und kann sofort handeln. Weiterempfehlen? Hundert Prozent.“

GeschäftsführerFachbetrieb für Kälte- und Klimatechnik

Fallstudie lesen
Handwerk
„Ein Anrufbeantworter nimmt auf. TalkPilot denkt mit: Er stellt Gegenfragen, ordnet ein und gibt jede Anfrage an den richtigen Kollegen.“

Ansprechpartner TelefonieFachbetrieb für Kälte- und Klimatechnik

Fallstudie lesen
„TalkPilot ist kein Produkt von der Stange. Das System wird ständig besser, weil zugehört wird. Für mich heißt das: weniger Zeit am Telefon, mehr Zeit für Aufträge.“

Daniel LüghausenGeschäftsführer, DL Sanierungs GmbH

Ihr Unternehmen Wie würde TalkPilot bei Ihnen arbeiten? Gespräch vereinbaren

Einsparrechner

Wie viel Zeit gewinnt Ihr Team zurück?

Vier Angaben, ein Ergebnis. Schätzen Sie gern grob, die genaue Rechnung machen wir gemeinsam.

inklusive Nacharbeit, z. B. Notiz oder Eintrag im System
Ihre Annahme. Wie hoch der Anteil bei Ihnen ist, hängt von Ihren Anliegen ab und steigt mit der Zeit.
Gehalt einer Person, die heute ans Telefon geht. Für die Vollkosten rechnen wir rund 21 % Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung dazu.

Ihr Einsparpotenzial

0Stunden pro Monat
0Vollzeitstellen
0 €pro Monat
0 €pro Jahr

Schätzung der Arbeitszeit, die Ihr Team nicht mehr am Telefon verbringt. Ohne Wert für bessere Erreichbarkeit, Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten und zusätzlichen Umsatz.

Rechnung im Gespräch prüfen

Sicherheit & Datenschutz

Die KI spricht. Ihre Regeln entscheiden.

Ob jemand Auskunft bekommt, legt nicht das Sprachmodell fest, sondern die Prüfung in Ihrem System.

Server in Deutschland

DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.

Geprüft, bevor es vertraulich wird

Verifikation nach festen Regeln, jeder Schritt protokolliert.

Als KI erkennbar

Die KI gibt sich zu Beginn als KI zu erkennen, wie es der EU AI Act verlangt.

Löschfristen nach Ihren Vorgaben

Gesprächsdaten werden nur so lange gespeichert, wie Sie es festlegen.

DSGVO-konform Made in Germany

Häufige Fragen

Gut zu wissen.

Kann ich meine bestehenden Kontaktwege behalten?
Ja, absolut. Ihre Telefonnummer wird per Weiterleitung auf TalkPilot angebunden: sofort bei jedem Anruf oder nur dann, wenn Sie nicht rangehen. WhatsApp, Webchat und E-Mail binden wir genauso an Ihre bestehenden Kanäle an, sodass Kunden Sie weiterhin unter den gewohnten Nummern und Adressen erreichen.
Wie natürlich wirkt die Kommunikation am Telefon und im Chat?
Am Telefon setzen wir auf modernste Sprach-KI: Die Stimme klingt menschlich, macht Pausen an den richtigen Stellen und hat eine natürliche Betonung. Viele Anrufer vergessen nach wenigen Sätzen, dass sie mit einer KI sprechen. Bei WhatsApp, Webchat und E-Mail passen wir Tonalität und Länge an den jeweiligen Kanal an: kurz und direkt im Chat, ausführlicher und mit persönlicher Anrede in der E-Mail.
Was passiert bei schwierigen Anfragen?
Dann übergibt TalkPilot an Ihr Team, per Weiterleitung oder als Rückrufbitte, mit allem, was schon geklärt ist. Niemand muss sein Anliegen zweimal erklären. Bei echten Notfällen informiert TalkPilot sofort Ihren Bereitschaftsdienst.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
Laufzeit und Kündigungsfrist legen wir individuell im Angebot fest, je nach Umfang und Paket. Nach der einmaligen Einrichtung zahlen Sie die monatliche Grundgebühr und die tatsächliche Nutzung. Bei mehreren Kanälen, Integrationen oder größeren Teams stimmen wir den Umfang individuell mit Ihnen ab.
Wie schnell ist TalkPilot einsatzbereit?
Sehr schnell, aber bewusst begleitet. Nach dem Kick-off richten wir TalkPilot für Ihre gewünschten Kanäle ein, testen mit echten Anrufen und Nachrichten und schärfen im laufenden Betrieb nach. Wie lange das dauert, hängt davon ab, wie viele Abläufe und Systeme angebunden werden. In der Regel sind es drei bis vier Wochen bis zum Go-Live. So stellen wir sicher, dass TalkPilot von Anfang an zuverlässig und stabil arbeitet.
Wie sicher sind meine Kundendaten?
Sehr sicher. Alle Daten, ob aus Anruf, WhatsApp, Webchat oder E-Mail, werden DSGVO-konform verarbeitet und verschlüsselt übertragen. Die Speicherung und Verarbeitung erfolgt, abhängig vom jeweiligen Dienst, innerhalb der EU bzw. des EWR; soweit Drittlandübermittlungen erforderlich sind, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien nach Kapitel V DSGVO. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist selbstverständlich inklusive.
Vater mit zwei Kindern auf dem Arm in einem blühenden Garten

Nächster Schritt

Bereit für einen entspannten Montag?

  • 30 Minuten, per Video oder Telefon
  • Wir schauen auf Ihre häufigsten Anrufgründe
  • Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, was TalkPilot übernehmen kann
Gespräch vereinbaren Jetzt live erleben

Entwickelt und betrieben in Köln von der WorkForce AI GmbH.